Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales de INPRE S.A.S

 

INPRE  S.A.S  sociedad  anónima  comercial  legalmente  constituida,  con  NIT. 830.060.016-5 domiciliada en Bogotá D.C, dando cumplimiento de las normas contenidas en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás normas concordantes por las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y en vista de su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales de conformidad con la aludida  normatividad,  se  permite  dar  a  conocer  la  presente  Política  de  Privacidad  y  de Protección  de  Datos  Personales  (en  adelante  la  “Política”)  para    regular  la  recolección, almacenamiento,   tratamiento,   administración,   transferencia,   transmisión,   protección   y supresión  de  aquella  información  que  se  reciba  de  los  titulares  de  datos  personales  o  de terceros a través de los diferentes canales de recolección de datos que ha dispuesto en el desarrollo de sus actividades.

 

Definiciones

 

De acuerdo con los conceptos y criterios de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el decreto reglamentario  1377  de  2103  y/o  para  efectos  de  la  presente  Política,  las  palabras  que  a continuación se definen tendrán el significado asignado en este capítulo, sea que se escriban o  no  en  mayúsculas,  o  que  se  encuentren  en  plural  o  singular,  los  mismos  serán desarrollados y aplicados bajo una interpretación sistemática e integral establecidos en la mencionada normatividad.

 

i)  Aviso  de  privacidad:  Comunicación  verbal  o  escrita  generada  por  el  Responsable, dirigida  al  Titular  para  el  Tratamiento  de  sus  datos  personales,  mediante  la  cual  se  le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables,  la  forma  de  acceder  a  las  mismas  y  las  finalidades  del  Tratamiento  que  se pretende dar a los datos personales.

 

ii)Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

 

iii)   Base   de   Datos:   Conjunto   organizado   de   Datos   Personales   que   sea   objeto   de Tratamiento, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros  de  cómputo  o  papelería  física,  ya  sean  propios  o  contratados  con  terceros, localizados en el territorio nacional o en distintos países.

 

iv)Dato  Personal:  Cualquier  información  vinculada  o  que  pueda  asociarse  a  una  o  varias personas naturales determinadas o determinables.

 

v) Dato publico: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor publico. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén

 

sometidas a reserva.

 

vi) Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular  o  cuyo  uso  indebido  puede  generar  su  discriminación,  tales  como  aquellos  que revelen  el  origen  racial  o  étnico,  la  orientación  política,  las  convicciones  religiosas  o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.

 

vii)  Encargado  del  Tratamiento:  Persona  natural  o  jurídica,  pública  o  privada,  que  por  sí misma  o  en  asocio  con  otros,  realice  el  Tratamiento  de  Datos  Personales  por  cuenta  del Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

 

viii) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Quien Para efectos de la presente Política, el Responsable será Gloría Colombia S.A.

 

ix) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento y Persona Jurídica en el evento de Tratamiento sus datos de índole financiera, sea que estos ostenten la  calidad  de  clientes,  empleados,  proveedores  u  otra  clase  de  denominación  frente  a  la empresa.

 

x) Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

xi)Transmisión:  tratamiento  de  datos  personales  que  implica  la  comunicación  de  los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de un único responsable.

 

xii) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Principios.

 

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de dos mil doce (2012) por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

 

Principio De Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

 

Principio  De  Libertad:  el  tratamiento  solo  puede  ejercerse  con  el  consentimiento  previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin   previa   autorización,   o   en   ausencia   de   mandato   legal   o   judicial   que   releve   el consentimiento.

 

Principio  De  Veracidad  O  Calidad:  la  información  sujeta  a  tratamiento  debe  ser  veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

Principio  De  Transparencia:  en  el  tratamiento  debe  garantizarse  el  derecho  del  titular  a obtener  del  responsable  del  tratamiento  o  del  encargado  del  tratamiento,  en  cualquier momento   y   sin   restricciones,   información   acerca   de   la   existencia   de   datos   que   le conciernan.

 

Principio De Acceso Y Circulación Restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan  de  la  naturaleza  de  los  datos  personales,  de  las  disposiciones  de  la  ley  y  la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas por la ley.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u   otros   medios   de   divulgación   o   comunicación   masiva,   salvo   que   el   acceso   sea técnicamente  controlable  para  brindar  un  conocimiento  restringido  sólo  a  los  titulares  o terceros autorizados.

 

Principio De Seguridad: la información sujeta a tratamiento por INPRE S.A.S, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para  otorgar  seguridad  a  los  registros  evitando  su  adulteración,  pérdida,  consulta,  uso  o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Principio De Confidencialidad: INPRE S.A.S,  está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende  el  tratamiento,  pudiendo  sólo  realizar  suministro  o  comunicación  de  datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

 

Autorización para realizar el Tratamiento de los Datos Personales

 

Autorización.  La  recolección  almacenamiento,  uso,  circulación  o  supresión  de  datos personales por parte de INPRE S.A.S requiere del   consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. INPRE S.A.S en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando siempre la posibilidad de verificar el otorgamiento de dicha autorización.

 

Forma  y  Mecanismos  Para  Otorgar  La  Autorización:  La  autorización  se  solicitará  a  mas tardar al momento de recoleccion de los datos personales, esta autorizacion podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que permita garantizar su posterior consulta. La autorización puede ser otorgada por el titular (i) por escrito, (ii) de

 

forma  oral  o  (iii)  mediante  conductas  inequívocas  del  titular  que  permitan  concluir  de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

 

La formatos y textos de autorización será emitida por INPRE S.A.S y será puesta a disposición del titular, previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y sus decretos reglamentarios.

 

Con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. Los formatos y textos de autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

 

1.   Identificación,   dirección   física   o   electrónica   y   teléfono   del   Responsable   del

Tratamiento.

2.   La mención de la presente politica de tratamiento de datos personales y su ubicación

el la web institucional.

3.   Discriminacion de datos personales se recopila.

4.   Finalidad de los datos personales que recopila.

5.   Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos

personales suministrados

6.   En  caso  que  se  recopilen  datos  sensibles  o  sobre  los  datos  de  las  niñas,  niños  y

adolescentes, la indicacion del carácter facultativo de suministrar estos datos.

 

 

Con  el  procedimiento  de  autorización  consentida  se  garantiza  que  se  ha  puesto  en conocimiento del titular de los datos personales, el hecho que su información personal será recogida  y  utilizada  para  fines  determinados  y  conocidos,  como  que  tiene  la  opción  de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado.

 

Prueba de la autorización: Las áreas responsables del tratamiento en INPRE S.A.S deben  contar  con  las  medidas  necesarias  para  mantener  registros  de  cuándo  y  cómo  se obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

 

Aviso  De  Privacidad:  El  Aviso  de  Privacidad  es  el  documento  físico,  electrónico  o  en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales, cuando no se pueda poner a disposición la política de privacidad. En este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

A  efectos  de  garantizar  en  todos  los  casos,  que  la  autorización  incluye  la  totalidad  de elementos  que  permiten  la  titular  ejercer  en  debida  forma  sus  derechos,  en  el  Aviso  de Privacidad de INPRE S.A.S debe incluir la siguiente información:

 

1.   Razón social  de INPRE S.A.S y sus datos de contacto.

2.   El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

 

3.    Los derechos que le asisten al titular.

4.    Los mecanismos dispuestos por INPRE S.A.S para que el titular conozca la política de Tratamiento de la

5.   El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que sean hechas, cuando estas

versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

 

Datos Sensibles.

 

Se consideran como datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Entre ellos se encuentran los que revelen de una persona  el  origen  racial  o  étnico,  la  orientación  política,  las  convicciones  religiosas  o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

INPRE S.A.S se compromete a proteger la privacidad durante el procesamiento de sus  datos  personales  identificables  y  sensibles.  Por  lo  tanto,  en  el  evento  que  de  manera expresa  los  titulares  de  la  información  autoricen  el  uso  de  datos  sensibles,  INPRE S.A.S se  obliga  a  hacer  uso  de  los  mismos  de  conformidad  con  las  reglas establecidas  en  sus  decretos  reglamentarios.  Frente  a  eventos  de  recolección  de  datos sensibles siempre se procederá garantizando al menos las siguientes acciones:

 

1.   Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su

Tratamiento.

2.   En  caso  que  Titular  y  este  se  encuentre  física  o  jurídicamente  incapacitado  Se verificará si tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Tituar y si es así se le solicitará a los representantes legales la autorización;

3.   Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de

la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los

datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

4.   Obtener concentimiento expreso para le tratamiento de datos sensibles.

5.   Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales

sensibles.

 

Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

 

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando  se  trate  de  datos  de  naturaleza  pública,  de  conformidad  con  lo  establecido  en  el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

 

1.    Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2.    Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

INPRE S.A.S,  adelantará  tratamiento  de  datos  de  menores  únicamente  cuando

estas  condiciones  se  presenten.  Para  efectos  de  al  autorización,  el  representante  legal  del

 

niño,  niña  o  adolescente  podrá  darla  garantizando  que  en  la  medida  de  lo  posible  se escuchará al menor y su opinión será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

Derechos que le asisten al titular de la información

 

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

 

1.   Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a INPRE S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error,  o  aquellos  cuyo  tratamiento  esté  expresamente  prohibido  o  no  haya  sido autorizado.

 

2.   Consultar  de  forma  gratuita  sus  datos  personales  al  menos  una  vez  cada  mes calendario, y   cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento.

 

3.   Solicitar  prueba  de  la  autorización  otorgada  a  INPRE S.A.S,  en  su condición de responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe está  como  requisito  para  el  tratamiento  (casos  en  los  cuales  no  es  necesaria  la autorización).

 

4.   Ser informado por INPRE S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

5.   Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a  lo  dispuesto  en  la  ley  1581  de  dos  mil  doce  (2012)  y  las  demás  normas  que  la modifiquen, adicionen o complementen.

 

6.   Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

7.   Acceder  en  forma  gratuita  a  sus  datos  personales  que  hayan  sido  objeto  de tratamiento.

 

Deberes De los titulares de la información.

 

El Titular de los Datos Personales tendrá el deber de mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. INPRE S.A.S no se hará responsable,  en  ningún  caso,  por  cualquier  tipo  de  responsabilidad  derivada  por  la inexactitud de la información.

 

Deberes De INPRE S.A.S

 

En  virtud  de  la  presente  política  de  tratamiento  y  protección  de  datos  personales  son deberes de INPRE S.A.S los siguientes:

 

 

1.   Garantizar  al  titular,  en  todo  tiempo,  el  pleno  y  efectivo  ejercicio  del  derecho  de

hábeas data.

 

2.   Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

 

3.   Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

 

4.   Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

 

5.   Permitir  el  acceso  a  la  información  únicamente  a  las  personas  que  pueden  tener acceso a ella.

 

6.   Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

7.   Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

 

8.   Garantizar    que    la    información    sea    veraz,    completa,    exacta,    actualizada, comprobable y comprensible.

 

9.   Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

 

10. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular, dentro de los 5 días hábiles siguientes al recibo de la novedad. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

 

11. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.

 

12.  Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" dentro de los dos días hábiles siguientes a la recepción del reclamo completo.

 

13. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

 

14. Cumplir  los  requerimientos  e  instrucciones  que  imparta  la  Superintendencia  de

Industria y Comercio sobre el tema en particular.

 

15. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

 

16. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado   por   parte   de   la   autoridad   competente   sobre   procesos   judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

 

 

17. Abstenerse  de  circular  información  que  esté  siendo  controvertida  por  el  Titular  y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

 

 

18. Usar    únicamente    datos    cuyo    tratamiento    esté    previamente    autorizado    de

conformidad con lo previsto en la ley 1581 de dos mil doce (2012).

 

 

 

Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del titular de los datos personales.

 

La autorización del titular de la información no será necesaria cuando se trate de:

 

1.   Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2.   Datos de naturaleza pública.

3.   Casos de urgencia médica o sanitaria-

4.   Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos

o científicos.

5.   Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

Legitimación para el ejercicio del derecho del titular.

 

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

1.   Por  el  titular,  quien  deberá  acreditar  su  identidad  en  forma  suficiente  por  los

distintos medios que le ponga a disposición de INPRE S.A.S.

2.   Por  los  causahabientes  del  titular  (en  los  casos  que  este  falte  por  muerte  o

incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad.

3.   Por   el   representante   y/o   apoderado   del   titular,   previa   acreditación   de   la

representación o poder correspondiente.

4.   Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

Los  derechos  de  los  niños,  niñas  y  adolescentes  se  ejercerán  por  las  personas  facultadas para representarlos.

 

Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales

 

El  Tratamiento  de  los  datos  que  se  recolecten  en  virtud  de  lo  dispuesto  en  el  presente política será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos personales y   podrá, entre otras, i) designar a uno o varios Encargados del Tratamiento de los Datos Personales, ii) transferir y/o transmitir los Datos Personales sujetos a Tratamiento a las compañías que hagan parte de su grupo empresarial, esto  es,  a  compañías  matrices,  filiales  o  subsidiarias,  así  como  a  cualquier  otro  tercero, dentro o fuera del territorio nacional, bien sean personas jurídicas o naturales, nacionales o extranjeras, aun cuando en el país de ubicación del receptor no se cuenten con normas que

 

establezcan  un  estándar  de  protección  de  datos  similares  a  los  vigentes  en  el  territorio nacional,  iii)  proporcionar  dichos  Datos  Personales  a  agentes,  subcontratistas  y  demás terceros para la consecución de los fines relacionados en al acápite siguiente, y iv) revelar la  información  cuando  así  lo  requiera  las  autoridades  públicas  debidamente  facultadas mediante orden administrativa o judicial.

 

 

 

Lo   datos   personales   serán   tratados   con   fines   precontractuales,   contractuales,   pos contractuales, comerciales, de atención al cliente, mercadeo, publicitario,   procesamiento, investigación,   capacitación,   acreditación,   consolidación,   organización,   actualización, reporte, estadística, encuestas, atención y tramitación, otorgamiento de beneficios así como el control y la preservación de la seguridad en INPRE S.A.S para la realización de análisis   estadísticos,   comerciales,   estratégicos,   financieros,   sociales,   técnicos   y   de calificación de riesgo.

 

Así mismo para ser compartidos o enviados a su matriz, filiales y subsidiarias, así como con  terceros  con  quienes  realice  alianzas  o  contratos  para  fines  comerciales  relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social o  le encargue realización  de  estudios  o  el  tratamiento  de  datos,  así  como  para  el  reporte  y  consulta  a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia.

 

Todo  lo  anterior  incluye  la  transferencia  de  estos  datos  a  terceros  países  tales  como,  sin limitar Perú, Ecuador, Bolivia, con fines de almacenamiento y tratamiento.

 

Medidas de seguridad para la Protección de los Datos Personales

 

INPRE S.A.S adoptará las técnicas de seguridad que sean necesarias para otorgar seguridad  a  los  registros  evitando  su  adulteración,  pérdida,  consulta,  uso  o  acceso  no autorizado  o  fraudulento.  Dichas  medidas  responderán  a  los  requerimientos  mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad. Sin embargo, INPRE S.A.S

no responderá en caso de presentarse una violación a sus sistemas de seguridad cuando medie fuerza mayor o caso fortuito.

 

Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

 

INPRE S.A.S ha   designado   como   persona   responsable   de   velar   por   el cumplimiento  de  esta  política  al  interior  de  la  institución  al  área  de  Servicio  Al  Cliente, quien estará disponible para la atención de peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares   y   para   realizar   cualquier   actualización,   rectificación   y   supresión   de   datos personales.

 

Asimismo,  el  área  de  Servicio  al  Cliente  o  el  área  jurídica  absolverá  cualquier  duda  o inquietud que cualquiera de nuestros funcionarios tenga, a través del correo electrónico que se relaciona en el encabezado de este documento.

 

Procedimientos de acceso, consulta y reclamación

 

Derecho  de  acceso:  El  poder  de  disposición  o  decisión  que  tiene  el  titular  sobre  la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.

 

Para  dar  cumplimiento  a  lo  anterior  INPRE S.A.S,  Garantizará  el  derecho  de acceso así:

 

•El titular podrá conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

•El  titular  Podrá  acceder  a  sus  datos  personales  que  están  en  posesión  de  INPRE S.A.S.

•Conocer las finalidades que justifican el tratamiento de sus datos.

 

Para  el  ejercicio  del  presente  derecho    INPRE S.A.S será  necesario  la  previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, una vez agotado esto se pondrá  a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.

 

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por un mes calendario, INPRE S.A.S cobrará únicamente los gastos de envío, reproducción, o certificación de documentos.

 

Consultas.

 

Los  titulares  o  los  autorizado  según  la  presente  política  podrán  consultar  la  información personal del Titular que repose en cualquier base de datos que administre INPRE S.A.S

 

Para  la  atención  de  solicitudes  de  consulta  de  datos  personales  INPRE S.A.S

garantiza que tiene habilitados los siguientes canales.:

 

1.   El  Correo  electrónico gerenciaoperativa@inpre.com.co   ,  donde  se  recibirán  las solicitudes  las  cuales  deben  contener  los  documentos  necesarios  que  prueben suficientemente la identidad del titular.

2.   La dirección física Cra 10 #131ª - 92, donde se recibirá las solicitudes las cuales deben ir dirigidas al área de servicio al cliente, en su calidad de responsable de la atención  de  quejas,  consultas  y  reclamaciones.  igualmente,  deben  contener  los documentos necesarios que prueben suficientemente la identidad del titular.

 

Las consultas, serán atendidas en un termino máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino,  se  informará  al  interesado  antes  del  vencimiento  de  los  10  días,  expresando  los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

Reclamos.

 

Los  titulares  o  los  autorizado  en  la  presente  política  que  consideren  que  la  información contenida  en  una  de  las  bases  de  datos  INPRE S.A.S,  debe  ser  objeto  de corrección,  actualización  o  supresión,  o  cuando  adviertan  el  presunto  incumplimiento  de cualquiera  de  los  deberes  contenidos  en  la  Ley  1581  de  2012  o  en  la  presente  política, podrán presentar un reclamo ante el INPRE S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

1.   El  reclamo  se  podrá  presentar  directamente  en  la  dirección  de  correo  electrónico gerenciaoperativa@inpre.com.co,

 

2.   La dirección física Cra 10 #131ª-92, donde se recibirá los reclamos, los cuales deben ir dirigidas al área de servicio al cliente, en su calidad de responsable de la atención de quejas, consultas y reclamaciones.

 

Los  reclamos  deben  contener  los  documentos  necesarios  que  prueben  suficientemente  la identidad del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

Si  por  alguna  circunstancia  INPRE S.A.S  recibe  un  reclamo  sobre  información personal de cuyo tratamiento no es responsable, dará traslado a quien corresponda en un termino máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene INPRE S.A.S una leyenda que diga "reclamo en tramite" y el motivo del mismo, en un termino  no  mayor  a  dos  (2)  días  hábiles.  Dicha  leyenda  deberá  mantenerse  hasta  que  el reclamo sea decidido.

 

El  termino  máximo  para  atender  el  reclamo  será  de  quince  (15)  días  hábiles  contados  a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho  termino  se  informará  al  interesado  antes  del  vencimiento  del  referido  plazo  los motivos  de  la  demora  y  la  fecha  en  que  se  atenderá  su  reclamo,  la  cual  en  ningún  caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer termino.

 

Supresión de datos.

 

El  titular  tiene  el  derecho,  en  todo  momento,  a  solicitar  a  INPRE S.A.S la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b)  Hayan  dejado  de  ser  necesarios  o  pertinentes  para  la  finalidad  para  la  cual  fueron recabados.

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que

 

fueron recolectados.

 

Esta  supresión  implica  la  eliminación  de  la  información  personal  de  acuerdo  con  lo solicitado por el titular en los registros, bases de datos INPRE S.A.S

 

INPRE S.A.S no procederá con la supresión de la información y la revocatoria de la  autorización  no  procederán  cuando  el  Titular  tenga  un  deber  legal  o  contractual  de permanecer en la base de datos.

 

Es  importante  tener  en  cuenta  que  el  derecho  de  cancelación  no  es  absoluto  INPRE S.A.S puede negar el ejercicio del mismo cuando:

 

1.   La solicitud de supresión de la información no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

 

2.   La   eliminación   de   datos   obstaculice   actuaciones   judiciales   o   administrativas vinculadas  a  obligaciones  fiscales,  la  investigación  y  persecución  de  delitos  o  la actualización de sanciones administrativas.

 

3.   Los  datos  sean  necesarios  para  proteger  los  intereses  jurídicamente  tutelados  del titular; para realizar una acción en función del interés publico, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

En  caso  de  resultar  procedente  la  cancelación  de  los  datos  personales,  INPRE S.A.S  realiza  operativamente  la  supresión  de  tal  manera  que  la  eliminación  no  permita  la recuperación de la información.

 

Para  el  ejercicio  del  presente  derecho  se  deberá  enviar  la  solicitud  detallada  al  correo electrónico gerenciaoperativa@inpre.com.co o a la dirección física Cra 10 #131ª-92,en donde se deberá dirigir la comunicación al área de servicio al cliente.

 

Modificación de la Política

 

INPRE S.A.S  podrá  modificar  o  enmendar  esta  Política  de  forma  discrecional. Cuando se realicen modificaciones o cambios a ésta, se actualizará la fecha de la misma, y esa  modificación  o  enmienda  será  efectiva  a  partir  de  la  fecha  de  actualización.  Se recomienda   revisar   periódicamente   esta   Política   para   estar   informado   acerca   de   las modificaciones que se puedan presentar.

 

Vigencia de la Política

 

Esta Política entrará en vigencia a partir de su publicación, esto es cuatro de enero de 2021 . Tanto la Política como las Bases de Datos contentivas de la información suministrada podrá permanecer vigente hasta por el término de duración de la sociedad INPRE S.A.S Sin perjuicio de que esta política pueda ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de INPRE S.A.S